Metal ofis malzemelerinin çalışma prensibi esas olarak metal malzemelerin fiziksel ve mekanik özelliklerine dayanmaktadır. Yapısal tasarım ve işleme teknolojisi sayesinde ofis kullanımında destek, yük-taşıma, depolama ve koruma işlevlerini yerine getirirler. Metal malzemelerin kendileri yüksek mukavemete, sertliğe ve stabiliteye sahiptir, bu da onları stres altında önemli deformasyona daha az eğilimli hale getirir. Bu özellik, genel yapının güvenilirliğini korurken, belgelerin, ekipmanların veya ofis eşyalarının ağırlığına uzun süre dayanmalarına olanak tanır.
Bu işlevleri gerçekleştirirken, metal ofis malzemeleri genellikle pratikliği ve operasyonel verimliliği artırmak için mekanik yapısal ilkeleri birleştirerek tasarlanır. Çekmece kızakları, düzgün açılma ve kapanmayı sağlamak için kayan sürtünme ve silindir yapılarını kullanır; katlanır metal masa çerçeveleri, menteşelerin ve destek çubuklarının mekanik dengesi sayesinde açma ve katlama arasındaki geçişi sağlar; Zımba gibi metal ofis aletleri, kağıda nüfuz etmek ve sabitlemek için küçük el kuvvetlerini kaldıraç yoluyla güçlendirir. Bu tasarımlar esasen ofis operasyonlarını daha zahmetsiz ve verimli hale getirmek için kuvvetin iletimini ve dönüştürülmesini kullanır.